Wiele lat temu, już samo rozmawianie z automatem telefonicznym wydawało się być dość niespodziewanym, a próba namówienia go, do tego aby osoba po drugiej stronie mówiła wolniej, okazywało się niemożliwe. Potem okazało się, że to nie osoba, ale nagrany wcześniej głos, który odtwarzał specjalnie przygotowany program, a uruchamiał się on automatycznie.

Nagrywanie komunikatów

Poszczególne komunikaty nagrywa się wcześniej, w zależności od tego, jakie zadanie ma spełniać dana wirtualna sekretarka. Pomaga ona wybrać temat, na który chcemy rozmawiać z osobą kompetentną, to znaczy zajmującą się danymi zagadnieniami. Podobnie jeśli mamy określone zapytania, a są one zadawane dość często w tej, konkretnej firmie, może się okazać praktycznym, nagranie na nie słownych odpowiedzi. Aby je uzyskać, tak samo wybiera się odpowiedni numer, mający na celu wysłuchanie komunikatu, który jest na dane pytanie odpowiedzią. Automatyzacja, ma za zadanie łączenie poszczególnych rozmów. To znaczy dzwoniący, wybierając temat, wysłuchuje instrukcji lektora, że ma wybrać tonowo, taki i taki numer, w efekcie tego, zostaje automatycznie połączony z danym konsultantem. Odbierający połączenie pracownik wie, że osoba dzwoni właśnie do niego i ma określone zagadnienie do przedstawienia, a jest to zazwyczaj dość wąska dziedzina.

Damski czy męski głos?

Chociaż praca sekretarki, kojarzy się zazwyczaj z paniami, to jeśli chodzi o nagrywane komunikaty automatyczne, pojawiają się także męskie głosy. Niektóre z nich są jeszcze bardziej ciekawe i intonacyjnie dobrze przygotowane, niż przy zastosowaniu żeńskiego odpowiednika. Panowie mają zazwyczaj dużo niższy głos i bardziej stanowcze, są wydawane przez nich komunikaty.

Automatyczne działanie o każdej porze

Dobrze przygotowany wirtualny sekretariat działa o każdej porze, ale na godziny poza pracą biura, a także na dni wolne od pracy, wyłącza się go. Po to, aby nie wprowadzać w błąd, omyłkowo dzwoniącym, bo czasem można przecież stracić poczucie czasu, albo ubzdurać sobie że jest piątek w sobotę, albo że w niedzielę jest już poniedziałek.